Bytte journalsystem: slik flytter tannklinikken journal og data
Kort fortalt
Klinikkens ledelse har ansvaret for at et bytte av journalsystem ikke går ut over pasientene eller opplysningene, selv om det ofte er leverandøren av det nye systemet som gjør selve konverteringen. Normen anbefaler en prøvekonvertering i god tid, kontroll av de konverterte journalene og en skriftlig avtale om ansvar og tidspunkt. Den gamle leverandøren skal levere tilbake eller slette dataene og bekrefte det skriftlig.
Et nytt journalsystem kan gi klinikken nettbooking, e-resept uten egen helsenettlinje eller drift i skyen. Men selve byttet krever planlegging: journalene, timeboka og pasientregnskapet skal flyttes uten at noe forsvinner, og uten at klinikken må stenge. Denne artikkelen går gjennom hva offentlige kilder sier om bytte av journalsystem, og hva dere bør avtale med begge leverandørene. Kildene er Helsedirektoratets sider og Normen, norm for informasjonssikkerhet og personvern i helse- og omsorgssektoren. Artikkelen gir ingen juridiske råd.
Hvem har ansvaret når dere bytter?
Klinikken har ansvaret, også når en leverandør gjør jobben. Normen sier at ledelsen har ansvaret for at et nytt system eller en migrering ikke gir risiko for helseopplysningene eller for helsehjelpen. Det omfatter kontroll, risikovurdering, en plan for å gi helsehjelp uten systemet, og grundig testing før det nye systemet tas i bruk. Leverandøren av det nye systemet er ofte ansvarlig for den tekniske konverteringen. Anbefalte tiltak i forbindelse med etablering av nye systemer og oppgradering/migrering av eksisterende systemer (Normen, veileder for leverandører, kap. 7) (Helsedirektoratet)1
Slik flyttes dataene: prøvekonvertering og kontroll
Normen anbefaler disse stegene når data flyttes fra et gammelt system til et nytt: Anbefalte tiltak i forbindelse med etablering av nye systemer og oppgradering/migrering av eksisterende systemer (Normen, veileder for leverandører, kap. 7) (Helsedirektoratet)1
- Avtal tidspunkt og ansvar. Lag en avtale om når konverteringen og byttet skjer, og hvem som har ansvaret for å kontrollere de konverterte dataene.
- Prøvekonverter i god tid. Kjør en prøvekonvertering før det endelige byttet, og la dem som skal bruke systemet, være med og se på resultatet.
- Kontroller resultatet. Normen gir som eksempel å sjekke at antallet journaler i det nye systemet er det samme som i det gamle, og å kontrollere innholdet i et utvalg journaler.
- Vurder hva som kan gå galt. Risikovurderingen bør blant annet omfatte feil i konverteringen som gjør data utilgjengelige eller feil, og data som ikke lar seg konvertere.
- Send det som ligger i det gamle systemet. Henvisninger og meldinger i det gamle systemet må sendes før det avsluttes.
- Signer akseptansetesten. Testen signeres av leverandøren og helsepersonell.
Databehandleravtalen: før, under og etter byttet
Når en leverandør behandler helseopplysninger på vegne av klinikken, skal det være en databehandleravtale. Normen bruker journalsystemer for tannklinikker som eksempel på skytjenester. Tekniske IT-løsninger (Normen, små helsevirksomheter, pkt. 5.1) (Helsedirektoratet)2
Ved et bytte gjelder dette to leverandører:
- Den nye leverandøren. Skjer konverteringen i leverandørens egen infrastruktur, sier Normen at det er viktig at dette står i en databehandleravtale, og at opplysningene slettes etter konverteringen. Anbefalte tiltak i forbindelse med etablering av nye systemer og oppgradering/migrering av eksisterende systemer (Normen, veileder for leverandører, kap. 7) (Helsedirektoratet)1
- Den gamle leverandøren. Når avtalen opphører, er det viktig at leverandøren straks leverer tilbake alle data i lesbart format. Klinikken skal få en skriftlig erklæring om at alt er levert, og at ingen kopi er beholdt. Etter at dataene er bekreftet mottatt, skal leverandøren slette dem, også sikkerhetskopiene; klinikken kan, på bakgrunn av en risikovurdering, vurdere sletting av sikkerhetskopiene ved rotasjon innen rimelig tid. Prosess for valg/bruk av databehandler, pkt. 4 og 7 (Bruk av databehandler, faktaark 10) (Helsedirektoratet)3
Helsedirektoratet har en standard databehandleravtale med veileder, og ønsker at virksomheter bruker den når avtalen omfatter helseopplysninger. Standard databehandleravtale med veileder (Helsedirektoratet)4
Hva oppgir journalleverandørene om eksport?
Per 12. oktober 2026 beskriver ingen av de sju leverandørene i oversikten offentlig hvordan journal, timebok og pasientregnskap eksporteres hvis klinikken bytter bort fra systemet. Det betyr ikke at eksport er vanskelig, men at dere må spørre. Se de sju systemene side om side i sammenligningen av journalsystemer for tannleger.
Når klinikken legges ned eller overdras
Et bytte av system er noe annet enn at klinikken legges ned eller selges. Ved overdragelse eller opphør kan journalene overføres til en annen virksomhet, og pasienten kan motsette seg at journalen overføres og heller kreve at den sendes til en bestemt annen virksomhet. Opphør og overdragelse av virksomhet (Lagringstid og sletting, faktaark 25 til Normen) (Helsedirektoratet)5 Er overføring ikke aktuelt, skal journalene ved nedleggelse avleveres til Norsk helsearkiv. Opphør og overdragelse av virksomhet (Lagringstid og sletting, faktaark 25 til Normen) (Helsedirektoratet)5 Nasjonal ordning for oppbevaring av journaler ved opphør og overdragelse av virksomhet (Helsedirektoratet)6
Spørsmål å stille begge leverandørene
Til den nye leverandøren:
- Hvilke data kan dere konvertere fra vårt system: journal, timebok, røntgenbilder, pasientregnskap og recall?
- Hva koster konverteringen, og er en prøvekonvertering med i prisen?
- Hvem kontrollerer de konverterte dataene, og hvordan?
- Skjer konverteringen i deres infrastruktur, og står det i databehandleravtalen?
- Hvor lenge må klinikken stå uten system på byttedagen?
Til den gamle leverandøren:
- I hvilket format får vi dataene, og hva koster eksporten?
- Hvor lenge har vi tilgang etter oppsigelsen, og hva er oppsigelsestiden?
- Får vi en skriftlig erklæring om at dataene er levert tilbake og slettet?
Les også sju spørsmål før dere velger journalsystem og hva et journalsystem for tannleger koster.
Se sammenligningen med kilder og datoer: Journalsystemer for tannleger.
Les også
- Hvilket journalsystem passer tannklinikken? 7 spørsmål før dere velger
Hvilket journalsystem passer klinikken? Sju spørsmål om drift, Helfo-oppgjør, e-resept, nettbooking, pris og bytte, med svarene fra sju leverandører i Norge.
- Anita, Muntra og Opus Dental: hva skiller journalsystemene?
Anita Dental, Muntra og Opus Dental sammenlignet på drift, nettbooking, Helfo-oppgjør, e-resept og pris, med kilde og dato for hver opplysning.
- Hva koster et journalsystem for tannleger?
Hva koster Opus, Muntra, Anita og de andre journalsystemene? Dette oppgir leverandørene offentlig, hva som mangler, og hva dere bør be om i tilbudet.
Få en gratis konkurrentanalyse for klinikken din
Jeg ser på hvilke klinikker i området deres som annonserer, hvilke annonser de kjører nå, og hvor dere taper nye pasienter til dem. Dere får konkrete grep dere kan bruke med en gang.
Analysen er gratis og uforpliktende, og den kommer på e-post innen 1–3 virkedager. Den er en tjeneste fra Dental Markedsføring, som driver denne guiden, og påvirker ikke hvem som står i sammenligningene eller hvordan de er vurdert.
Tilbud fra Dental Markedsføring, utgiver av guiden Få sjekklisten for klinikkens teknologistakk på e-post . Påmeldingen påvirker ikke hvem som står i sammenligningene.
Kilder
Nummerert etter første forekomst på siden. Datoen er når kilden sist ble kontrollert.
- Anbefalte tiltak i forbindelse med etablering av nye systemer og oppgradering/migrering av eksisterende systemer (Normen, veileder for leverandører, kap. 7), Helsedirektoratet. Kontrollert 16. oktober 2026. Offentlig kildeBekreftet i kilden
- Tekniske IT-løsninger (Normen, små helsevirksomheter, pkt. 5.1), Helsedirektoratet. Kontrollert 16. oktober 2026. Offentlig kildeBekreftet i kilden
- Prosess for valg/bruk av databehandler, pkt. 4 og 7 (Bruk av databehandler, faktaark 10), Helsedirektoratet. Kontrollert 16. oktober 2026. Offentlig kildeBekreftet i kilden
- Standard databehandleravtale med veileder, Helsedirektoratet. Kontrollert 16. oktober 2026. Offentlig kildeBekreftet i kilden
- Opphør og overdragelse av virksomhet (Lagringstid og sletting, faktaark 25 til Normen), Helsedirektoratet. Kontrollert 16. oktober 2026. Offentlig kildeBekreftet i kilden
- Nasjonal ordning for oppbevaring av journaler ved opphør og overdragelse av virksomhet, Helsedirektoratet. Kontrollert 16. oktober 2026. Offentlig kildeBekreftet i kilden