Online boeken en koppelingen voor tandartspraktijken

Met een online afsprakensysteem kunnen patiënten een afspraak in uw tandartspraktijk maken, verzetten of annuleren zonder te bellen. Het afsprakensysteem kan deel zijn van de praktijksoftware of een aparte dienst die met de software is gekoppeld. Het belangrijkste is dat een boeking zonder handwerk in de juiste agenda terechtkomt, en dat de praktijk zelf bepaalt welke behandelingen en tijden online te boeken zijn.

Op deze pagina vergelijk ik oplossingen voor online afspraken die aantoonbaar aan tandartspraktijken in Nederland worden aangeboden, op dezelfde criteria: met welke praktijksoftware de oplossing samenwerkt, wat de patiënt kan boeken, online annuleren of verzetten, hoe de oplossing op de website van de praktijk komt, waar afspraakgegevens worden verwerkt, identificatie en inloggen van patiënten, aanbetaling of vooruitbetaling bij het boeken, looptijd en opzegging, reactietijd en supporttijden, en gepubliceerde prijzen. Functies zoals sms-herinneringen, bevestiging door de patiënt, een digitale gezondheidsvragenlijst vóór het bezoek, inchecken op de mobiel, boekingen via externe portalen, een app voor patiënten en meerdere talen ziet u in de kaarten en in het filter. In de tabel heeft elk gegeven een bron en de datum waarop ik het heb gecontroleerd. Publiceert een leverancier over een punt niets, dan staat dat in de tabel. Alleen bedrijven staan in het overzicht: eenmanszaken, vennootschappen onder firma (vof), commanditaire vennootschappen (cv), maatschappen en bedrijven die naar een persoon zijn genoemd, laat ik weg. Het overzicht is niet volledig.

Wat de criteria betekenen

• Praktijksoftware waarmee de oplossing samenwerkt. Met welke praktijksoftware de leverancier een koppeling noemt, en of boekingen rechtstreeks in de agenda van de praktijk komen. Een koppeling werkt soms alleen met een bepaalde versie of module; vraag dat na.
• Wat de patiënt kan boeken. Of patiënten vrije tijden zien, alleen een verzoek sturen, of alleen bepaalde behandelingen kunnen boeken, zoals de leverancier het beschrijft.
• Identificatie en inloggen van patiënten. Hoe de oplossing patiënten herkent: zonder login, met een code per e-mail of sms, met iDIN of op een andere manier, en of nieuwe en bestaande patiënten verschillend worden behandeld. Ik geef alleen weer wat de leverancier schrijft; of DigiD voor een bepaalde app mogelijk is, zegt het overzicht niet.
• Aanbetaling of vooruitbetaling bij het boeken (iDEAL/Wero). Of de leverancier een aanbetaling bij het boeken noemt, en met welke betaalmethode. Of een aanbetaling voor een bepaalde behandeling is toegestaan, beoordeelt het overzicht niet. Kosten per transactie staan bij de prijs.
• Hoe de oplossing op de website komt. Een knop, een ingebouwde module, een link naar een aparte pagina of een widget, zoals de leverancier het aangeeft.
• Waar afspraakgegevens worden verwerkt. Land of regio, subverwerkers als de bron ze noemt, en of een verwerkersovereenkomst wordt genoemd.
• Prijs. De tabel toont prijzen in euro zoals de bron ze noemt, en «excl. btw» of «incl. btw» alleen als de bron dat zegt. Is online boeken deel van de praktijksoftware, dan staat de prijs vaak niet apart.

Wat u moet nagaan voordat u een offerte aanvraagt

• Werkt het afsprakensysteem met uw praktijksoftware, en komen boekingen, annuleringen en wijzigingen vanzelf in de agenda?
• Bepaalt u zelf welke behandelingen, behandelaars en tijden online te boeken zijn?
• Hoe herkent het systeem nieuwe en bestaande patiënten?
• Kunt u een aanbetaling vragen, en wat kost dat per transactie?
• Hoe komt de boeking op uw website, en werkt die goed op een telefoon?
• Waar worden de gegevens verwerkt, en wat staat er in de verwerkersovereenkomst?
• Wat kost het per maand of per boeking, is de prijs exclusief of inclusief btw, en hoe lang is de looptijd?

Gerelateerde pagina’s

• Praktijksoftware (EPD), waarmee het afsprakensysteem moet samenwerken.
• Patiëntcommunicatie, voor herinneringen en oproepen.
• AI-receptie en telefonie, als afspraken ook telefonisch binnenkomen.
• Criteria en methode, met het zoekkader van deze categorie en de bekende hiaten.