Starten en systeemkeuze

Deze pagina is voor u als u een eigen tandartspraktijk wilt starten, een praktijk overneemt of verbouwt en daarbij van systeem wisselt. Ze laat zien welke keuzes een praktijk moet maken en in welke volgorde dat het eenvoudigst gaat. Elke categorie heeft een eigen pagina waarop de leveranciers op dezelfde criteria worden vergeleken. De pagina geeft geen juridisch advies: over meldingen en regels staat hier alleen iets als ik een officiële bron heb gelezen; al het andere bespreekt u met de bevoegde instanties en uw eigen adviseurs. Wat het kost om een tandartspraktijk te starten, zegt deze pagina niet. Het overzicht is niet volledig.

In welke volgorde u systemen kiest

De volgorde hieronder is een voorstel, geen voorschrift. De meeste aankopen vergelijkt de guide op de vraag of ze met de praktijksoftware samenwerken. Kiest u de software eerst, dan weet u wat u de andere leveranciers moet vragen.

1. Meldingen, registraties en afspraken. Zie het deel hieronder.
2. Praktijksoftware (EPD). De keuze bepaalt het declareren bij zorgverzekeraars, de update van NZa-prestatiecodes en welke andere systemen gekoppeld kunnen worden. Zie Praktijksoftware (EPD).
3. IT-beheer en beveiligde gegevensuitwisseling. Netwerk, werkplekken, back-up, beveiligde e-mail en informatiebeveiliging. Zie het deel over IT-ondersteuning verderop.
4. Apparatuur, service en lease. Behandelunits, röntgen, scanners, sterilisatie en onderhoud. Zie Apparatuur, service en lease, Behandelunits en Intraorale scanners.
5. Materialen, implantaten, aligners en laboratoriumwerk. Zie Dentale groothandels, Implantaatsystemen, Alignersystemen en Tandtechnische laboratoria.
6. Boekhouding en betalen. Boekhouding, betalen aan de balie en declaratiebureaus. Zie Boekhouding en betalen.
7. Afspraken en contact met patiënten. Zie Online boeken en koppelingen, AI-receptie en telefonie en Patiëntcommunicatie.
8. Website en marketing. Deze guide vergelijkt geen websitebouwers of marketingbureaus. Vraag de leverancier van wie het domein, de website en de advertentieaccounts zijn, wat u behoudt als u de samenwerking beëindigt, en hoe online afspraken met de praktijksoftware worden gekoppeld.

Als u een praktijk overneemt of van systeem wisselt

Vraag de leverancier van uw huidige praktijksoftware hoe u uw gegevens eruit krijgt, voordat u een nieuw contract tekent. Op de pagina Praktijksoftware (EPD) staat wat elke leverancier over data-export en conversie publiceert. Welke contracten bij een overname meegaan, zegt deze pagina niet.

Meldingen en regels met een officiële bron

Alleen de punten hieronder heb ik in een officiële bron gelezen. Over de btw-vrijstelling, e-facturen, de verwerkersovereenkomst en de AVG, elektronische gegevensuitwisseling (Wegiz, LSP), contracten met zorgverzekeraars, cookies, reclame voor de praktijk en hygiëne staat hier niets, omdat die bronnen nog niet zijn gelezen.

Melden als nieuwe zorgaanbieder (Wtza)

• Zorgaanbieders die willen starten met zorgverlening, melden zich binnen drie maanden vóór de start; met zorg verlenen mag pas worden begonnen nadat de melding is gedaan. Alles over de meldplicht - Toetreding zorgaanbieders (Ministerie van VWS en CIBG (Toetreding zorgaanbieders))¹
• Alle nieuwe zorgaanbieders, ook solisten en zzp’ers, melden zich als zij onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) vallen; in de wet zijn een aantal uitzonderingen opgenomen. Alles over de meldplicht - Toetreding zorgaanbieders (Ministerie van VWS en CIBG (Toetreding zorgaanbieders))¹ Of uw praktijk onder een uitzondering valt, beoordeelt deze guide niet.
• Melden gaat met een online vragenlijst, bij voorkeur met eHerkenning (minimaal niveau 2+); de ingevulde vragenlijst wordt doorgestuurd naar de IGJ. Alles over de meldplicht - Toetreding zorgaanbieders (Ministerie van VWS en CIBG (Toetreding zorgaanbieders))¹
• Als het KVK-nummer wijzigt, wordt de aanbieder gezien als nieuwe zorgaanbieder. Alles over de meldplicht - Toetreding zorgaanbieders (Ministerie van VWS en CIBG (Toetreding zorgaanbieders))¹
• Melden is een voorwaarde voor afgifte van de AGB-code; die code is nodig om afspraken te maken met zorgverzekeraars en om uitgevoerde behandelingen te kunnen declareren. Vragen over de meldplicht - Toetreding zorgaanbieders (Ministerie van VWS en CIBG (Toetreding zorgaanbieders))²
• De IGJ houdt toezicht op de meldplicht en de vergunningplicht en kan een boete of last onder dwangsom opleggen als zonder melding of zonder vereiste vergunning zorg wordt verleend. Nieuwe zorgaanbieders - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))³
• Een deel van de zorgaanbieders die zorg verlenen zoals omschreven in de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg, moet volgens de Wtza een vergunning aanvragen; zonder die vergunning mag dan niet met zorgverlening worden begonnen. Nieuwe zorgaanbieders - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))³ Of dat voor uw praktijk geldt, zegt deze pagina niet.

Inschrijven in het Handelsregister

• Wie een bedrijf of organisatie begint, moet de onderneming meestal inschrijven in het Handelsregister bij KVK. Inschrijven - KVK (Kamer van Koophandel (KVK))⁴
• Inschrijven in het Handelsregister kan vanaf 1 week vóór tot 1 week na de start van de onderneming; KVK geeft de gegevens door aan de Belastingdienst. Inschrijving KVK Handelsregister regelen - Ondernemersplein (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), via Ondernemersplein (overheid.nl))⁵

De titel tandarts en het BIG-register

• Volgens de Wet BIG mogen zorgprofessionals de titel ‘tandarts’ alleen gebruiken als ze als tandarts in het BIG-register staan ingeschreven. Mondzorg - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))⁶

Regels van de NZa voor de mondzorg

• Voor de mondzorg gelden in 2026 onder meer de Beleidsregel tandheelkundige zorg (BR/REG-26116) en de Prestatie- en tariefbeschikking tandheelkundige zorg (TB/REG-26616-01), elk met een wijzigingsbesluit. Welke regels gelden voor de mondzorg in 2026? - Nederlandse Zorgautoriteit (Nederlandse Zorgautoriteit (NZa))⁷ De inhoud van die regels staat hier niet.
• Volgens Beleidsregel BR/REG-27124, die op 1 januari 2027 in werking treedt, worden materiaal- en techniekkosten per gedeclareerde prestatie gespecificeerd en mogen ze niet hoger zijn dan de netto inkoopkosten die de zorgaanbieder aan de tandtechnicus of het laboratorium betaalde; verbruiksmaterialen worden niet apart in rekening gebracht. Staatscourant 2026, 24443: Beleidsregel tandheelkundige zorg (BR/REG-27124) (Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), via officielebekendmakingen.nl)⁸ Zie ook Tandtechnische laboratoria.

Röntgen: registratie of vergunning bij de ANVS

• Een tandarts die op een vaste locatie met een röntgentoestel werkt, vraagt een registratie aan bij de ANVS; voor een conebeam-CT-toestel of een toestel dat niet op een vaste locatie staat, vraagt hij een vergunning aan. Registratie en vergunning van toestellen voor tandartsen (factsheet, november 2020) - ANVS (Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS))⁹
• De aanvraag gaat digitaal via het ANVS-loket met eHerkenning (betrouwbaarheidsniveau 2+); bij een registratie verklaart de aanvrager onder meer een overeenkomst te hebben met een stralingsdeskundige. Registratie en vergunning van toestellen voor tandartsen (factsheet, november 2020) - ANVS (Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS))⁹
• Bij een registratie volgt het besluit uiterlijk acht weken na indiening als de ANVS niet om aanvullende informatie vraagt. Bij een vergunning volgt het besluit uiterlijk acht weken na indiening, en als de ANVS meer tijd of aanvullende informatie nodig heeft, wordt de aanvrager daarvan op de hoogte gesteld. Daarna duurt het door de wettelijke bezwaartermijn nog zes weken voordat het besluit in werking treedt. Registratie en vergunning van toestellen voor tandartsen (factsheet, november 2020) - ANVS (Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS))⁹
• Deze punten komen uit een factsheet van de ANVS van november 2020. Of die nog actueel is, heb ik niet gecontroleerd tegen de regelgeving zelf.

Toezicht door de IGJ

• De IGJ ziet toe op de kwaliteit en veiligheid van de zorg die mondzorgprofessionals leveren, naar aanleiding van meldingen en mogelijke risico’s; voorbeelden van onderwerpen in mondzorgpraktijken zijn hygiëne en infectiepreventie, stralingsbescherming en taakdelegatie. Mondzorg - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))⁶
• De IGJ noemt NEN 7510, een norm over informatiebeveiliging, als een van de normen die voor de gehele gezondheidszorg gelden. Mondzorg - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))⁶ Wat de norm van een praktijk vraagt, staat hier niet.

Klachten en geschillen (Wkkgz)

• De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) geldt sinds 1 januari 2016 voor alle zorgaanbieders in Nederland. Wat regelt de wet over klachten? - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))¹⁰
• Mensen kunnen gratis terecht bij de klachtenfunctionaris van de zorgaanbieder; alle zorgaanbieders moeten zijn aangesloten bij een geschilleninstantie, die een bindende uitspraak doet. Wat regelt de wet over klachten? - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ))¹⁰ Hoe u dat regelt, staat hier niet.

IT-ondersteuning

De guide vergelijkt IT-leveranciers die de IT van tandartspraktijken beheren en ondersteunen, op dezelfde criteria: welke praktijksoftware de leverancier zegt te beheren of te ondersteunen, ondersteuning op locatie en op afstand, opgegeven reactietijd en supporttijden, beveiligde gegevensuitwisseling (beveiligde e-mail, LSP, Wegiz-gereedheid), back-up, verwerkersovereenkomst en informatiebeveiliging, en looptijd en opzegging. In de tabel heeft elk gegeven een bron en de datum waarop ik het heb gecontroleerd. Alleen bedrijven staan in het overzicht: eenmanszaken, vennootschappen onder firma (vof), commanditaire vennootschappen (cv), maatschappen en bedrijven die naar een persoon zijn genoemd, laat ik weg. Veel kleine IT-leveranciers vallen daardoor weg. Het overzicht is niet volledig.

Wat de criteria betekenen

• Praktijksoftware die de leverancier zegt te beheren of te ondersteunen. De software zoals de leverancier die noemt. Of de softwareleverancier met de IT-leverancier samenwerkt, staat er alleen als de bron het zegt.
• Beveiligde gegevensuitwisseling. Of de leverancier zegt dat hij beveiligde e-mail, een aansluiting op het LSP of voorbereiding op Wegiz-uitwisselingen inricht of beheert. Of de mondzorg onder het LSP of de Wegiz valt, zegt het overzicht niet.
• Back-up, verwerkersovereenkomst en informatiebeveiliging. Wat de leverancier opgeeft over back-up en de plaats van opslag, de verwerkersovereenkomst en een norm zoals NEN 7510 of ISO 27001, met certificaat als de bron het laat zien.
• Looptijd en opzegging. Zoals de voorwaarden het zeggen. Gebruikt een leverancier algemene branchevoorwaarden, dan staat dat erbij; een concreet contract kan anders bepalen.

Wat u moet nagaan voordat u een offerte aanvraagt

• Wie is verantwoordelijk als de verbinding tussen praktijksoftware, röntgen- en beeldsoftware en netwerk uitvalt: de softwareleverancier of de IT-leverancier?
• Richt de leverancier beveiligde e-mail in, en wat kost dat?
• Wie heeft toegang tot patiëntgegevens, en wat staat er in de verwerkersovereenkomst?
• Waar worden back-ups bewaard, hoe vaak worden ze getest, en hoe lang duurt een herstel?
• Wat zit er in de vaste prijs, en wat wordt per uur, per bezoek of als voorrijkosten berekend? Is de prijs exclusief of inclusief btw?
• Hoe snel reageert de leverancier bij een storing, en op welke dagen en tijden?

Gerelateerde pagina’s

• Praktijksoftware (EPD), de eerste systeemkeuze.
• Apparatuur, service en lease, als u de praktijk inricht.
• Boekhouding en betalen, voor boekhouding, betalen en declaratiebureaus.
• Criteria en methode, met het zoekkader en de bekende hiaten van deze pagina.